企業窗口必看：員工旅遊規劃時程與溝通流程

第一次負責員工旅遊，不知道何時詢價、何時收名單、怎麼比較報價？本文整理企業窗口從需求訪談、提案簽約、報名溝通、行前確認、出團執行到回饋結案的規劃時程與 SOP。負責員工旅遊的企業窗口，常常不只要找行程，還要同時回覆主管預算、確認員工意願、整理特殊需求、追蹤名單，再處理臨時異動。若資訊分散在不同信件、表單與群組裡，容易發生人數版本不一致、報價條件沒看清楚，或員工太晚收到集合資訊等狀況。把員工旅遊拆成幾個確認節點，並約定每個階段的負責人、截止日與溝通方式，窗口就能更清楚掌握進度。以下整理一份可依國內外行程、團體規模與公司核決流程調整的規劃 SOP。文中的週數是實務安排建議，不是法定期限；若遇旺季、海外行程或客製活動，宜提早啟動。

員工旅遊建議時程：由出發日往前倒推

出發前約 8–12 週：需求訪談與初步詢價。 先確認活動目的、預計日期、天數、出發地、員工及眷屬人數、每人或總預算、主管核決時間，以及希望安排的活動形式。若日期或預算尚未確定，也可先整理不同方案的條件與預算區間，協助內部討論。海外、旺季或涉及特殊場地的行程，建議預留較長作業時間。

出發前約 6–8 週：比較方案與確認方向。 請旅行社依需求提出可比較的行程、交通住宿安排、餐食與活動內容，並說明報價涵蓋及未涵蓋項目。窗口要同步掌握內部簽核、員工公告與報名所需時間，避免行程尚未定案就先對員工承諾未確認的細節。

出發前約 4–6 週：確認方案、報價與契約。 確認行程規格、服務範圍、費用項目、人數及異動規則、付款節點、取消或變更條件、集合時間地點與聯絡窗口，再依公司流程簽約及辦理後續作業。交通部觀光署的國內旅遊定型化契約規範列有旅遊費用及主要費用項目、集合與出發時間地點等應記載事項；企業應依實際行程及適用契約逐項確認。

出發前約 2–4 週：收齊名單與個別需求。 設定報名截止日與名單確認日，統一整理姓名、聯絡方式、餐食或行動需求等必要資訊。若涉及海外旅遊，依服務需要確認護照及簽證相關資訊；敏感資料應透過適當管道收集，限制可存取人員，並避免在公開群組傳送。

出發前約 1 週：完成行前通知與最終核對。 對員工公告最新行程、集合時間地點、交通方式、行李提醒、天候或行程異動通知方式及緊急聯絡窗口。窗口可與旅行社逐項核對最終人數、房間或座位安排、餐食需求、接送時間與各站聯絡人，並確認突發狀況的處理方式。出團期間：單一窗口聯繫與現場協調。 出發當日由企業窗口、旅行社聯絡人及帶團人員掌握同一版名單和行程資訊。若有延誤、天候變化或臨時需求，明確約定由誰通知員工、誰與供應商協調，以及異動如何記錄，避免多個群組同時發布不同版本。

出團後約 1–2 週：回收意見與結案。 趁記憶仍清楚時發送簡短問卷，收集員工對行程節奏、交通、餐食與活動安排的回饋，並整理出席情況、實際支出及下次可調整事項。樂亞的專案規劃流程也包含交付結案報告及問卷評估，可協助企業把單次活動的回饋轉成下一次規劃參考。